Comment concilier le code des marchés publics et l'agilité : l'exemple de la ville de Bernay

Dans un contexte de refonte totale, la mairie de Bernay a décidé dès 2019 de mettre en place une application web offrant les services attendus tant sur le plan culturel qu’administratif.

Cependant les besoins d’aujourd’hui ne sont pas ceux de demain. Autrement dit, si le site Internet se doit d’être aujourd’hui accessible sur les téléphones mobiles comme sur les PC de bureau, on comprend aussi que ce pôle numérique d’informations soit une entité vivante qui doive évoluer dans le temps et s’adapter aux futurs besoins identifiés.

Nous commençons toujours par rappeler qu’avant de nous connaître, beaucoup de nos clients ont vécu des projets informatiques avec des livraisons tardives, plus ou moins proches des attentes, attentes difficilement exprimées par ailleurs initialement. Ce terrain potentiellement conflictuel entre exécutants et décideurs est certainement l’arbre qui cache la forêt. Nous expliquons ensuite que chez Imagile les développeurs discutent en direct avec les clients dans l’objectif de rectifier constamment et ainsi détecter puis satisfaire les attentes.

La problématique vient en effet de l’approche naturelle à rechercher l’exhaustivité des attentes quelle que soit leur granularité. Dans cette approche ô combien classique, ce qui se définit aujourd’hui doit être ce qui doit être validé en fin de projet. C’est ce que l’on pourrait appeler l’effet tunnel.

La réalité est qu’entre la définition des besoins et la livraison, plusieurs mois peuvent s’écouler lors desquels les curseurs et périmètres peuvent être, à juste titre, re-priorisés voire remis en question. Il faut donc rester souple, rester agile et se concentrer sur l’utilité des livraisons.

Notre approche consiste à ne pas descendre trop bas dans la définition des périmètres à réaliser au cours du projet. Bien sûr, nous avons des paramètres incontournables comme la durée du marché, classiquement 3 ans, ou encore une enveloppe budgétaire à respecter.

N’oublions pas que le mieux n’est pas l’idéal. Nous partons du principe qu’est idéal ce qui est simple et fonctionne correctement. Nous fonctionnons donc par étapes, par versions livrées, testées et mises en production régulièrement.

La première version est toujours un socle solide qui remplit les services critiques à rendre. Les autres besoins sont précisément définis le moment venu, dans le délai réglementaire et l’enveloppe budgétaire ayant défini la procédure d’appel d’offres, et nourris par les retours des utilisateurs des versions précédentes.

La première étape a consisté à répondre aux attentes que le site précédent ne pouvait rendre, à savoir :

• adapter aux technologies en mobilité : tablettes, téléphones mobiles,
• l’accès à l’information était compliquée en passant par la navigation. Les informations ne pouvaient qu’être retrouvées grâce aux moteurs de recherche, interne ou externe. Il fallait donc rendre accessible toutes les informations en rationalisant les parcours utilisateurs,
• rendre simple un back-office difficile à administrer. La gestion des pages en était d’autant compliquée,
• mettre en place un environnement adapté aux futures évolutions,
• reprendre le principe d’actualités,
• structurer l’architecture du site basée sur les besoins des visiteurs et ainsi avoir une navigation plus intuitive.

Le choix technologique s’est porté sur la mise en place d’un socle WordPress pour répondre à ces attentes et ainsi économiser du temps de développement. Le temps gagné a permis à l’équipe projet de se concentrer sur les règles métier.

La souplesse du moteur WordPress et l’approche CMS ont facilement permis de personnaliser les espaces dédiés.

L’approche CMS (Content Management System), Système de Gestion de contenu en français, permet au client de se concentrer sur le contenu (textes, photo, liens). Imagile s’occupe de mettre en place le design choisi. Nous avons d’ailleurs développé et continuons à développer notre propre « starter » basé sur les custom post type : https://wp-starter.imagile.fr

Plusieurs univers graphiques peuvent ainsi se côtoyer sur un même site :

• Le Piaf : théâtre et création contemporaine,
• Le Moulin : médiathèque et ludothèque,
• L’Abbaye : lieu pour de l’événementiel,
• L’Annuaire des associations.

Des clients sont parfois vite tentés d’utiliser des plugins au prétexte que « ça fait ce que je veux, c’est gratuit et y a plus qu’à installer ». Effectivement c’est tentant et des fois cela suffit.

Pourtant, il faut toujours avoir en tête que ceci se rattache à ce que l’on appelle la dette technique. La dette technique est un concept métaphorique qui explique que ce type de gestion peut induire des coûts futurs. En effet, en introduisant du code tiers (en l’occurrence des plugins) nous perdons la maîtrise de notre propre code source. Les effets à mesurer sont donc le respect des bonnes pratiques de développement, la documentation existante, la qualité de sa communauté qui s’est créée autour, la fréquence des mises à jour (maintenance et évolutions).

Pour prendre une décision juste, la balance est donc à faire entre

Pour cette version deux services importants sont attendus à la fois pour simplifier les démarches mais aussi pour gagner du temps en traitement des dossiers :

• Mise en place de prise de rendez-vous État civil
• Demande de réservation de salles

Les données entrantes pour décider sont les suivants :

• un périmètre fonctionnel important et complexe (gestion du temps, processus de validation et de rappels)
• les développements spécifiques se chiffreraient en semaines voire en mois (ce qui emmènerait le budget au-delà de l’enveloppe du marché)
• l’existence de plugins payants correspondant à quelques heures de développement
• un choix restreint de plugins

La solution retenue a donc été de mettre en place un plugin couvrant au moins 80% des attentes.

Une spécificité s’est ajoutée lors de cette nouvelle version du site : la mise en place d’un thème sombre. La décision d’ajouter ce mode sombre s’est vue décidée par plusieurs facteurs :

• la possibilité aujourd’hui de définir un thème sombre sur les différents terminaux de notre quotidien (pc, tablette, portables…)
• une réduction de la fatigue visuelle à la lecture d’un article, notamment lors d’un éclairage faible autour de l’utilisateur
• l’attrait de la nouveauté : la possibilité de passer en thème sombre apporte un effet « wahou » et dynamique

Le thème sombre sur le site de la ville de Bernay se devait donc d’être intimement lié au choix de l’utilisateur : un utilisateur ayant configuré son terminal en mode sombre se verra directement dirigé vers la version sombre du site. Il aura néanmoins toujours la possibilité de passer en thème clair par l’intermédiaire d’un bouton toujours visible. de même qu’un utilisateur utilisant un mode clair pourra lui aussi passer en thème sombre à sa convenance.

Grâce à l’utilisation du framework utility-first Tailwind CSS, cette partie s’est trouvée fortement simplifiée, la contrainte technique principale ayant été d’adapter les couleurs thématiques de l’identité visuelle sur fond noir. En effet, une règle primordiale est à respecter lors de la conception d’une charte graphique destinée au web : l’accessibilité. Les couleurs doivent respecter un certain ratio de contraste entre elles afin que les informations restent lisibles par tous les utilisateurs, qu’ils soient daltonien, malvoyant ou simplement dans un environnement où l’éclairage impacte la lecture d’un écran.

• Une étroite communication entre la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre avec des outils simples : mail projet unique pour accéder simplement aux échanges au sein des équipes, des outils collaboratifs (Trello) et bien entendu le téléphone.
• Du temps dégagé et une forte implication du chef de projet de la mairie. Ceci est un point majeur car trop souvent le donneur d’ordre ne mesure pas l’impact sur son quotidien. En effet, il faut concevoir, valider, tester, partager les réflexions et rester disponible pour des réunions qui se doivent courtes et efficaces.
• De la disponibilité et réactivité bipartite. C’est à dire que le rythme imposé a été ambitieux mais soutenable. Il est trompeur de croire qu’imposer des délais permet de mieux les respecter.
• Avoir des acteurs responsables qui vont bien au-delà de l’exécution en portant de vraies responsabilités. Par exemple, le chef de projet du donneur d’ordres sait quand aller chercher une validation auprès de son sponsor (en l’occurrence le maire). Le prestataire est, de son côté, force de conseils et fait valoir ses compétences et connaissances dans l’univers du web. Dans les deux cas, il faut accepter les remises en question pour garder les objectifs en vue.
• Ne mettre en ligne que des versions opérationnelles. Ainsi présenté, il s’agit d’une lapalissade mais la réalité derrière ce propos est de dire qu’il vaut mieux revoir ses attentes à la baisse pour implémenter plus tard les développements concernant des idées pas assez mûres encore. La loi de Pareto nous dirait que si l’on couvre 80% des besoins, le but est potentiellement atteint. C’est ensuite l’utilisation qui pointera les lacunes.