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Un référent projet pour centraliser, organiser et piloter

Chez Imagile, tous les développeurs sont en relation direct avec le client dans le but d’aller à l’essentiel, de recueillir plus facilement les préoccupations et besoins des utilisateurs mais aussi de conseiller et d’expliquer.

Pour autant, les projets sur lesquels nous travaillons s’inscrivant sur le long terme, nous désignons un référent projet qui :
– est l’interlocuteur principal du client,
– prend du recul sur le projet et globalise les demandes,
– dispose de compétences de gestion de projet,
– anticipe les solutions techniques,
– cadre le temps passé par rapport aux objectifs,
– est responsable du temps alloué au projet,
– est consulté pour les renouvellements de maintenance technique.

Tous les développeurs chez Imagile peuvent devenir référent. Dès l’instant que l’envie de progresser s’exprime, un accompagnement est mis en place pour acquérir progressivement les compétences nécessaires.

Responsabilités d'un référent projet

Motivations

Évidemment, la première chose à valider est la prise de conscience de ce que signifie être référent sur un projet. En voici les 3 principaux aspects :
– piloter le projet par anticipation des impacts,
– suivre complètement et régulièrement jusqu’à la mise en production des versions attendues,
– prendre connaissance des demandes clients.

Définir des objectifs avec le client et s'y tenir

Nous vendons à notre client un partenariat sur le long terme et le fait que nous sommes toujours attentifs à la valeur ajoutée de nos interventions. Aussi est-il souvent nécessaire de questionner sincèrement les demandes du client quitte à conseiller de ne pas faire mais aussi de proposer des fonctionnalités pertinentes auxquelles le client n’a pas pensé.

Il s’agit donc ici d’être vigilant :
– sur la légitimité (rapport intérêt/coûts) des attentes client,
– sur le respect des objectifs.

Charges / Délais

Un référent doit porter une grande attention aux aspects suivants :
– Répartition de la charge entre gestion de projet et choix des ressources,
– Vigilance sur le temps consommé versus temps estimé,
– Vigilance sur les délais de livraison.

Communication - synchronisation

Il est nécessaire de s’assurer que tout le monde parle le même langage tant entre acteurs internes qu’externes. Le référent s’assure de la bonne communication / synchronisation entre les membres de l’équipe projet. Enfin, le référent doit être en mesure de passer la main à une autre personne.

Jalons clefs

Un référent projet anticipe, programme, pilote et synthétise les étapes-clefs suivantes :
– Réunion de lancement,
– Réunion de recadrage,
– Recette de version,
– Mise en production.

Comment ces principes s'inscrivent-ils concrètement dans le quotidien d'un référent projet ?

De manière générale, il s’agit d’être responsable et proactif.

Temps

La gestion d’un contrat nécessite de gérer l’argent/le temps que nous confie le client :
– La gestion du temps passé est partagée avec le client,
– Le référent projet vérifie la saisie de son temps passé sur le projet mais également le temps passé par les autres membres de l’équipe-projet,
– Le référent vérifie le commentaire associé à la plage de temps passé pour que le client sache à quoi cela correspond.

Point d'équipe quotidien

Tous les matins, l’équipe Imagile se retrouve pour un moment de partage, rapide et global sur les projets et les informations entreprise (nouveau client, etc.).

Chaque référent projet prépare les éléments qu’il y aborde de manière macro avec l’équipe :
– Revue des indicateurs,
– Prise de parole pour exposer une problématique, échanger pour élaborer des réponses (qui, quand, quoi, comment), planifier des entretiens pour s’aider les uns les autres durant la journée.

Outil de gestion de projet

Pour chaque projet, nous créons un Kanban Trello afin que le client puisse avoir une visualisation de l’état d’avancement de son projet.

Le référent est responsable de la bonne tenue de ce Trello.

Gestion et suivi de la boîte mail projet

Pour chaque projet, nous mettons en place un email consulté par l’ensemble des personnes travaillant sur le projet. Par exemple, si votre projet s’appelle « barbecue », nous créons un email barbecue@imagile.fr.

Le référent projet doit donc :
– créer la boîte mail projet, la communiquer au client,
– consulter cette dernière régulièrement,
– extraire des messages les actions à faire et les intégrer dans l’outil de gestion de projet, réaliser des RFC en conséquence, etc.

Administratif

Du point de vue administratif, le référent est en mesure de :
– rédiger un contrat avec estimation des volumes nécessaires pour une V1 fonctionnelle,
– respecter les conventions de notre outil de gestion (Redmine) : contrat, échéances, % de temps passé, etc…
– prévenir pour reconduire les contrats de maintenance technique, et notamment lors des renouvellement, réaliser un point bilan pour valider un renouvellement à l’identique.

Management de proximité

Le management de proximité doit être appliqué par le référent auprès des équipes pour “sentir” / “prendre la température” tout au long du projet. Il s’agit de coordonner les intervenants, de prendre du « recul » sur l’ensemble des compétences techniques.

En fonction du contexte

Il peut être nécessaire en fonction des besoins :
– de réaliser des comptes-rendus de réunion,
– de rédiger des RFC,

Le référent peut être à la fois développeur et référent sur un petit projet.

Il est par contre important de limiter le nombre de projets en cours pour un référent.