Depuis quelques temps maintenant, les mentalités poussent des méthodes comme le travail collaboratif voire participatif.
La valorisation de chaque collaborateur éloigne des concepts de simples exécutants. La gratification est un levier important pour le bien-être individuel et donc collectif.
De ce fait, les individus participent à beaucoup de décisions. Ceci donne dans certains cas des effets de prisme où l’on confond avis personnel et décision collective.
Une décision, même participative, ne fait jamais l’unanimité, et c’est d’ailleurs ce qui fait la richesse d’un groupe.
La personne qui se voit donc avoir un avis différent se pose légitimement des questions. Les réponses qu’elle y apporte sont le plus souvent une posture face au changement découlant de cette décision.
En fonction de la posture adoptée et du rôle qu’il tient au sein d’un projet, celui-ci peut mettre en péril un projet bien que vital pour l’entreprise.
Un projet se compose de participants, autrement appelés acteurs, auxquels sont attribués des rôles et responsabilités. Si c’est gratifiant, ne pas respecter ces “missions”, c’est mettre les enjeux en risque.
Un des acteurs est souvent négligé dans les projets, il s’agit de l’utilisateur. Bien sûr, on ne peut pas composer avec trop d’utilisateurs cependant la mise en place d’atelier utilisateur, en amont du projet, lors de la définition des objectifs fait naître des vocations de sponsor, d’ambassadeur qui “vendront” le projet en interne et livrer de la transparence. Ces comités utilisateurs peuvent ensuite devenir des bêta-testeurs, puis des référents en interne.
Il n’y a pas de solution miracle, si ce n’est impliquer des utilisateurs.
Plus le projet est “petit” (en charge et délai) plus les acteurs peuvent cumuler de casquettes, à ceci prêt qu’il est sain de dissocier “décideur” et “exécutant” car les deux parties sont nécessaires pour avoir un point de vue éclairé.
Bien entendu la conduite du projet appartient au chef de projet (ou facilitateur en fonction de la méthode projet choisie). C’est le manager du projet, le garant de la bonne mise en œuvre des décisions.
En impliquant les utilisateurs, l’entreprise s’assure de la bonne adéquation entre besoins et solutions. Si nous devons mettre en place un logiciel en interne et que celui-ci n’apporte pas de réponse aux besoins prioritaires, c’est un cas de “no Go”.
- Enthousiaste par procuration
- Dubitatif mais complaisant
- Attentiste
- Réfractaire
Les individus évoluent, ainsi que ces postures, dans un sens comme dans l’autre au cours du projet, charge au manager du projet de rester vigilant.
Les comités utilisateurs comme pour les autres comités doivent se cantonner à des instances décisionnelles. Ces décisions doivent se concentrer sur des principes ergonomiques et l’organisation de campagnes d’alpha tests fonctionnels.
Cet objet est à ne pas à confondre avec la participation des utilisateurs lors des réunions de définitions de besoins.
Les ateliers de définition des besoins sont indispensables pour permettre aux chefs de projet de rester dans une optique opérationnelle. On remarquera que lors de ces instances, sont aussi présents les experts métiers pour intégrer les processus et règles de gestion métier. Ceci permet aux approbateurs et responsables du projet de porter des décisions éclairées.
Garder les utilisateurs informés de l’état d’avancement permet, comme au reste de l’équipe projet, de garder à jour le niveau de contexte pour mieux s’intégrer aux actions et au calendrier. La communication reste le maître mot.
La particularité d’un projet est son caractère temporaire. Si l’objet est la création d’une application, après le projet, celui-ci « rentre » en phase de maintenance technique et/ou maintenance évolutive.
De la même manière, l’équipe projet est une instance temporaire. Le manager de l’équipe projet de la maîtrise d’œuvre (MOE) est le chef de projet MOE.
Le rapport entre chef de projet et les utilisateurs est circonstancié et pas hiérarchique, cependant les utilisateurs retenus pour participer aux comités utilisateurs restent des utilisateurs après la fin du projet.