Refonte d'application métier : fluidifier vos processus internes, le cas de Celfy
Suivre l’activité de salariés, planifier les chantiers et s’assurer que les temps soient saisis correctement nécessite bien plus qu’un simple outil de saisie horaire.
Découvrez la refonte d’une application métier sur mesure, conçue pour fluidifier les processus de Celfy.
Celfy est une entreprise Normande spécialisée en plomberie, chauffage, ventilation et climatisation à destination des professionnels.
L’application interne de Celfy permet à ses salariés d’effectuer des saisies horaires au sein de rapports hebdomadaires et de lier ces saisies à des chantiers afin d’en suivre l’avancement. Dans le cadre de leur croissance et de nouveaux besoins d’évolutions de leur application, une refonte a été décidé. L’existant étant devenu difficilement évolutif et maintenable.
La refonte avait donc plusieurs objectifs :
-
reprendre, moderniser et consolider l’existant,
-
garder les fonctionnalités métiers de Celfy,
-
proposer une application facilement maintenable,
- ajouter rapidement et facilement de nouvelles évolutions dès la mise en production.
Initialement en Symfony pour des raisons d’hébergement, Celfy a souhaité nous déléguer l‘hébergement de cette nouvelle application.
Forts de notre expérience en Ruby on Rails, nous avons entrepris la refonte de cette application à partir de ce framework. Ce choix nous permet de proposer une application évolutive et facilement maintenable.
Côté frontend, nous utilisons toujours le framework TailwindCSS peu importe la technologie utilisée, ainsi que Turbo et Stimulus pour l’aspect interactif de l’application.
La première application métier de l’entreprise Celfy était divisée en deux parties distinctes.
À l’époque, deux typologies d’employés co-existaient tout en étant totalement dissociées au sein de l’application :
- les employés de chantier,
- les employés d’atelier.
Chacun avait son propre module de saisie horaire totalement indépendant, mais qui pourtant avait des fonctionnements très similaires, si bien qu’une modification qui était appliquée pour une typologie d’utilisateur devenait pertinente pour l’autre, ce qui nécessitait un travail supplémentaire simplement pour dupliquer une fonctionnalité.
Pour cette refonte nous avons fait en sorte de fusionner ces deux modules pour que la saisie horaire soit modulable et adaptée aux deux types d’utilisateurs, en laissant entre autres la possibilité d’associer plusieurs rôles à des utilisateurs.
Certains utilisateurs pouvaient avoir les deux rôles (chantier et atelier). Avant, il était nécessaire de créer un compte par rôle.
Nous avons revu le système de rôle pour n’en garder qu’un seul regroupant employer de chantier et d’atelier.
Celfy dispose désormais d’un module de pointage complet et cohérent avec la manière de travailler de ses salariés.
Nous avions eu la même problématique pour le module de commandes de l’époque.
Deux modules co-existaient en ayant pourtant une logique similaire, un module de commandes pour des livraisons sur chantier et un autre pour des livraisons en agence.
Ici aussi nous avons fait en sorte de les fusionner en un module plus complet, fiable et scalable. Nous avons ainsi pu apporter des évolutions comme l’ajout des commandes d’EPI (équipement de protection individuelle).
L’application dispose désormais d’un espace d’administration dédié. Cela permet de simplifier la gestion des droits d’édition des données.
Cet espace permet entre autres de paramétrer les informations des salariés et de leurs contrats.
Les administrateurs ont aussi accès à la modification d’informations plus globales de l’application (agences, secteurs d’activités des utilisateurs, jours fériés, etc).
Pour la gestion de leurs chantiers et de leurs stocks de produits, notre client utilise Optim’BTP, son ERP métier.
Notre application étant indépendante d’Optim’BTP, elle devra pouvoir échanger et synchroniser des données avec cet ERP, notamment les informations relatives aux chantiers, aux produits et à leur disponibilité à la livraison.
L’objectif de cette synchronisation est de garantir que les utilisateurs disposent de données fiables et à jour. Les données devront ainsi être régulièrement actualisées afin de limiter au maximum l’utilisation d’informations obsolètes.
Les échanges entre les deux applications devront respecter le format et la structure des données attendus par Optim’BTP, afin de garantir la compatibilité et l’intégrité des informations lors des synchronisations.
Ces imports sont réalisés une fois par jour et nous permettent de garder nos données à jour avec celles d’Optim’BTP.
Nous devions également prévoir un transfert de données dans l’autre sens, vers l’application Optim afin qu’eux aussi puissent lire dans notre base de données les saisies horaires des salariés de Celfy.
Pour parvenir à ce fonctionnement, nous avons régulièrement échangé avec l’équipe de développement d’Optim’BTP afin d’optimiser tous ces processus et pouvoir fournir une application métier performante et à jour à notre client.
La saisie horaire est destinée aux salariés de Celfy sur le terrain. Dans le cadre de la refonte, nous avons repris ce module en le rendant plus simple et fluide à l’utilisation et ainsi garantir une expérience utilisateur optimale sur l’ensemble du projet.
Le salarié est guidé tout au long du processus de saisie, notamment grâce à un système de formulaire dynamique. Chaque information saisie permet de diminuer le nombre de choix possibles des champs suivants afin de permettre aux utilisateurs de gagner du temps et d’éviter des erreurs de saisies.
En lien avec le planning d’activité, une évolution ajoutée lors de la refonte que nous verrons un peu plus loin, les utilisateurs ont maintenant leur rapport journalier de prérempli et n’ont plus qu’à le vérifier et l’envoyer pour validation. Avec cette évolution, nous contribuons à réduire le temps des employés sur chaque tâche, leur permettant de reprendre rapidement leurs chantiers.
Sur le terrain, les salariés doivent faire cette saisie horaire sur tablette.
Afin de garantir une utilisation optimale sur ce terminal comme sur ordinateur, il a fallu s’assurer que les écrans étaient bien responsive pour ces utilisateurs, chose délicate sur des tableaux complexes.
Première évolution importante de l’application, ces deux plannings permettent de prévoir la charge et les disponibilités dans le temps afin de les répartir correctement entre les différents chantiers.
Les salariés peuvent être assignés à des chantiers directement au sein des plannings, sur une ou plusieurs journées. Une affectation permet au rapport du salarié d’être pré-rempli.
Après plusieurs mois d’utilisation, le planning d’activité a connu des évolutions pour répondre à plusieurs problématiques.
Les chefs de chantier utilisaient encore des fichiers Excel partagés pour gérer l’attribution des employés sur les chantiers.
Pour simplifier cette tâche, limiter le risque d’erreurs et de pertes de données, le planning a évolué en proposant une conception du planning par drag and drop.
À cette évolution a été ajouté un module d’attribution des véhicules. Le chef de chantier choisi parmi une liste de plaques d’immatriculation et à l’aide du glissé déposé, attribut les véhicules aux employés.
Enfin, le planning propose maintenant une double vue : par salarié ou par chantier. Ce développement a été réalisé à la suite d’une demande des agences de la Manche qui planifient seulement par chantier.
Cette évolution bénéficie alors à tous les utilisateurs qui ont maintenant le choix de l’interface.
Le concept d’équipe a été développé pour permettre de réunir des utilisateurs pour former des groupes d’employés travaillants sur un même chantier.
Lors de l’affectation d’un utilisateur au sein du planning d’activités, il est possible d’assigner toute l’équipe afin de rendre la saisie plus rapide aux responsables d’activités et conducteurs de travaux.
Initialement présent au sein de l’ancienne application, le module de gestion des absences a été amélioré pour permettre de notifier les utilisateurs sur l’import d’absences importantes (comme des formations) ainsi que de préremplir leurs rapports en conséquence.
Ce nouvel outil est notamment utilisé par le personnel des ressources humaines.
Le module d’analyses de l’ancienne application a été totalement revu pour permettre l’affichage de plus d’informations pour chaque chantier et ses prévisions.
Le module permet aux conducteurs de travaux de rechercher un chantier et d’avoir, en un coup d’œil, ses informations concernant l’état d’avancement en fonction du temps prévu et saisi par les salariés, et ce pour chaque typologie de tâches.
L’ajout d’un nouveau rôle RH et sans aucun doute l’évolution la plus importante apportée à l’application métier.
Les nouveaux utilisateurs des ressources humaines sont maintenant en mesure de contrôler les rapports : nombre d’heures incohérent, présence d’un commentaire, heure de nuit, etc…
Les anomalies sont mises en évidence pour faciliter le travail de ces derniers.
Ils s’assurent ainsi que tout est cohérent et valident ou non les rapports pour préparer les paies du mois en cours. Le module permet aussi d’exporter les heures des salariés mois par mois ainsi que les heures de chaque agence intérimaire comptant des utilisateurs travaillant pour Celfy.
Enfin, un module d’astreintes a été ajouté et permet aux salariés effectuant des astreintes de saisir leurs sorties et aux RH d’exporter pour chaque astreinte un rapport venant en complément de leurs fiches de paie et permettant de calculer automatiquement leurs compensations financières.
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Lorsqu’un chef de chantier souhaitait avoir l’aide d’un intérimaire sur une tâche, il devait contacter le service RH et expliquer sa demande.
Dorénavant, cette tâche est devenue beaucoup plus simple. L’utilisateur peut maintenant faire une demande d’intérimaire depuis son planning d’activités. Le service RH est ensuite notifié par email de cette demande et va la traiter depuis l’application Celfy.
L’autre intérêt de cette évolution et le suivi des demandes. Plus besoin de rechercher dans ses mails, l’utilisateur n’a plus qu’à consulter un seul tableau où toutes les demandes sont inscrites.
Un point d’attention particulier a été l’utilisation de tablette par les employés sur le terrain.
L’optimisation de l’UX et du responsive a été un enjeu majeur pour garantir une même praticité d’utilisation sur ces appareils.
Nous avons alors fait l’acquisition du même modèle de tablette utilisé par Celfy afin de tester les développements depuis ce terminal, ce qui a pu révéler des améliorations à apporter comme des boutons plus grands pour fonctionner avec des gants, un menu repliable pour bénéficier d’un contenu plus étendu ou encore des contrastes renforcés pour assurer une bonne lecture, même si le soleil vient perturber la lisibilité de l’écran.
En ligne depuis le début de l’année 2026, la refonte de l’application a permis à l’entreprise Celfy d’optimiser les temps de saisie des utilisateurs et de consolider leurs processus métiers grâce à une application robuste et fiable.
L’application est devenue pérenne et facilement maintenanable. Nous implémentons ainsi régulièrement de nouvelles évolutions à la demande de notre client, dont le souhait et de rendre son application la plus complète et performante.
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