Protech Foyer : refonte d'un logiciel métier
Vous souhaitez développer un outil utilisable sur le terrain par vos employés ? Découvrez comment nous avons accompagné l’entreprise Protech Foyer dans le développement d’une application web métier.
Protech Foyer est une entreprise de ramonage et d’entretien de chaudière en Normandie. Initialement composée de 6 associés, l’entreprise recrute maintenant des salariés.
Pour réaliser sa facturation, la société Protech Foyer utilisait un logiciel développé par un proche des associés, mais devenu obsolète suite au besoin d’intégrer des salariés dans le processus de facturation.
Notre client utilisait également un outil de prise de rendez-vous pour le grand public appelé Ubicentrex. Protech Foyer a souhaité intégrer le système de planning des rendez-vous de cet intermédiaire dans la nouvelle application web afin de n’utiliser qu’une seule application.
Notre client a profité de cette refonte de son système de facturation pour intégrer de nouvelles fonctionnalités comme l’adaptation de leur application sur mobile.
Enfin, en faisant appel à une agence web, Protech Foyer souhaitait retrouver un véritable accompagnement dans le développement de son outil.
L’ancienne application posait plusieurs problèmes :
- Des conflits dans les dossiers. Chaque employé devait synchroniser ses factures régulièrement, ce qui pouvait causer des erreurs, car les données n’étaient pas transmises en temps réel.
- Utilisation en mobile impossible. L’application était prévue pour être installée et utilisée sur ordinateur, or, Protech Foyer souhaitait une portabilité sur mobile pour une utilisation depuis leurs lieux d’intervention.
- Perte de temps dans l’organisation du travail. Le client utilise la solution Ubicentrex qui permet à un client de réserver un rendez-vous. Chaque jour, chaque associé devait télécharger le planning de sa journée avec ses rendez-vous.
- Difficultés à rajouter des fonctionnalités supplémentaires.
Ces problèmes provenaient notamment du fait que l’usage de l’application initiale a été détourné pour répondre aux demandes de Protech Foyer.
Le client nous rapportait également des soucis dans la gestion de projet. Ayant de nombreuses demandes d’évolutions, l’ancien développeur ne pouvait pas répondre à toutes les demandes, car il était seul et s’occupait de l’application sur son temps libre.
Nous avons fait le choix de ne pas repartir de l’existant, mais plutôt de créer une nouvelle application afin de repartir sur bases saines et garantir la maintenabilité de la solution.
Nous avons fait le choix d’utiliser Rails, et plus précisément le framework Ruby on Rails pour la création de l’application.
Outre le fait que nous connaissons bien cette technologie et que nous avons réalisé de nombreux projets avec, Rails est un choix pertinent, car :
- Peu coûteux à maintenir puisque les mises à jour sont simples et rapides à faire.
- Le développement de version mobile est facile à mettre en place
- Rails est une technologie souvent utilisée par les agences de développement web. Elle sera facilement reprenable si les clients souhaitent changer de prestataire.
Nous avons également utilisé Électron pour permettre une utilisation hors ligne, ce qui peut arriver si un employé se rend chez un client où la couverture réseau n’est pas optimale. Il s’agit d’un framework permettant de développer des applications sur PC avec les outils de développement web.
Ainsi nous avons monté une API sécurisée du côté de l’application web permettant à un utilisateur de se connecter dans l’application Électron et de synchroniser sa facturation une fois une couverture réseau retrouvée.
En migrant l’ancienne application vers une nouvelle, il devient plus pratique d’apporter de nouvelles fonctionnalités à l’avenir.
Avant cette nouvelle application, les utilisateurs avaient la main sur l’ensemble des périmètres et pouvaient ainsi agir sur des informations saisies par d’autres. C’est un fonctionnement qui leur convenait en tant qu’associé, mais en ouvrant cette application à de nouveaux salariés, il est devenu nécessaire de renforcer le système de droit des utilisateurs en le rendant moins permissif.
Nous avons résolu ce problème de sécurité en attribuant des rôles plus importants pour les associées et en limitant les actions des salariés aux seules fonctionnalités dont ils ont besoin.
Pour consulter leurs plannings de la journée, les employés de Protech Foyer devaient passer par la plateforme de rendez-vous Ubicentrex pour les télécharger et les intégrer dans l’application, ce qui représentait une perte de temps considérable.
Nous avons simplifié ce processus en intégrant le système de planning dans la nouvelle application. Les interventions sont maintenant ajoutées automatiquement au planning en fonction de l’employé et de la localisation du client.
Nous sommes rentrés directement en contact avec Ubicentrex pour connaître la structure de leurs données et voir sur quels éléments nous appuyer pour développer le module de planning.
Le processus d’attribution d’un rendez-vous fonctionne de la manière suivante :
- Lors d’une réservation, un client peut choisir ou non l’intervention d’un employé particulier.
- Chaque employé de Protech Foyer a sa propre zone géographique de travail.
- Si le client ne précise pas de nom, sa demande est attribuée à la personne qui sera la plus proche de son habitation le jour de son intervention.
Toutes ces données sont prises en compte pour établir un planning cohérent.
La précédente application étant visuellement datée et n’incluant pas de version mobile, nous avons profité de cette nouvelle application pour proposer un design plus élaboré pour une expérience utilisateur optimale.
Nous avons conçu une interface simple avec une navigation intuitive afin que les employés de Protech Foyer passent le moins de temps possible pour effectuer la facturation du client.
Planning
Lorsque l’employé accède à l’application, il arrive directement sur son planning.
D’ici il peut consulter ses rendez-vous heure par heure et avoir une vue d’ensemble de sa tournée. En cliquant sur un des rendez-vous, il accède à la fiche d’intervention.
Fiche d'intervention
La fiche d’intervention affiche l’essentiel des informations : identité du client, date et heure du rendez-vous, localisation, numéro de téléphone, informations spécifiques à l’intervention
Nous avons également ajouté la possibilité de tracer l’itinéraire jusqu’aux lieux de l’intervention pour centraliser tous les outils dont le client pourrait avoir besoin dans son travail.
Facturation
L’utilisateur peut saisir la facture en quelques clics.
Les champs d’informations relatives au client sont automatiquement remplis pour faire gagner du temps à l’employé. Il lui faudra simplement choisir la prestation réalisée.
Fiche client
Depuis la fiche d’intervention, l’employé peut se rendre sur la fiche d’information du client pour la consulter ou la modifier.
Planning
Lorsque l’employé accède à l’application, il arrive directement sur son planning.
D’ici il peut consulter ses rendez-vous heure par heure et avoir une vue d’ensemble de sa tournée. En cliquant sur un des rendez-vous, il accède à la fiche d’intervention.
Fiche d'intervention
La fiche d’intervention affiche l’essentiel des informations : identité du client, date et heure du rendez-vous, localisation, numéro de téléphone, informations spécifiques à l’intervention
Nous avons également ajouté la possibilité de tracer l’itinéraire jusqu’aux lieux de l’intervention pour centraliser tous les outils dont le client pourrait avoir besoin dans son travail.
Facturation
L’utilisateur peut saisir la facture en quelques clics.
Les champs d’informations relatives au client sont automatiquement remplis pour faire gagner du temps à l’employé. Il lui faudra simplement choisir la prestation réalisée.
Fiche client
Depuis la fiche d’intervention, l’employé peut se rendre sur la fiche d’information du client pour la consulter ou la modifier.
Sur ordinateur, le menu est accessible facilement sur le côté gauche de l’écran. En mobile, il est affiché sous forme de tab bar en bas de l’écran comme sur la plupart des applications existantes. Les fonctions principales sont ainsi accessibles en un seul clic.
Nous avons conçu les composants (navigation, boutons) en reprenant la charte graphique de Protech Foyer. Nous avons ensuite intégré des couleurs volontairement sobres pour épurer l’interface et concentrer le regard sur les éléments importants que sont les fonctionnalités.
Nous avons également repris un ensemble de code couleur que les clients utilisaient pour identifier les types d’intervention et les zones géographiques
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L’application est en ligne depuis plusieurs mois maintenant et répond aux objectifs de départ.
Les nombreux échanges au cours du développement ont également permis de faire émerger de nouvelles problématiques qui ont pu être réglées par la suite.
Récemment, nous avons ajouté un nouveau module de prise de rendez-vous ouvert au public pour les dépannages. Ce module est lié à la base de données client et ajoute les demandes dans l’application. Chaque employé s’approprie ensuite une demande en fonction de sa disponibilité et de l’emplacement de l’intervention.
Cette nouvelle fonctionnalité a rencontré un franc succès puisque dès les premiers jours, une dizaine de demandes ont été enregistrées.
Il est prévu dans les prochaines échéances de mettre en place la gestion et la création de devis. Cette nouvelle fonctionnalité simplifiera le travail de Protech’Foyer tout en contribuant à la réduction de certains coûts. En regroupant les commandes de différentes pièces auprès de leurs fournisseurs, l’entreprise pourra optimiser ses approvisionnements et diminuer les frais de port.
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